Die wichtigsten Verfahrensschritte:

1. Der Sportverband ist verpflichtet, bei einem Anlass mit einem voraussichtlichen Budget von über einer Million, das BASPO und Swiss Olympic schon in der Kandidaturphase zu informieren und ein Gesuch einzureichen. Eine gemeinsame Sitzung mit Swiss Olympic, dem BASPO, dem Verband, dem Organisator und ggf. den Kantonen und Gemeinden kann einberufen werden, um eine mögliche Unterstützung zu klären. Sofern das BASPO unterstützt, kann es einen entsprechenden Beitrag im Veranstaltungsjahr provisorisch im Budget einstellen.
2. Für jeden Anlass ist, sofern eine Unterstützung durch das BASPO und/oder Swiss Olympic beantragt wird, ein offizielles Gesuchsdossier bis spätestens am 28. Februar des Vorjahres, in dem der Anlass durchgeführt werden soll, bei Swiss Olympic einzureichen.
3. Abhängig von der Grösse und Bedeutung des Anlasses werden die Gesuchsteller– sofern sie auch einen Beitrag durch Swiss Olympic beanspruchen – von Swiss Olympic zu einer Sitzung eingeladen. In Anwesenheit von BASPO und Swiss Olympic-Vertretern wird das Dossier eingehend behandelt.
4. Das BASPO prüft das entsprechende Gesuch. In der Regel erhalten diejenigen Verbände, deren Anlässe unterstützt werden sollen, bis Ende August des Vorjahres eine provisorische Beitragszusicherung.
5. Die definitive Beitragszusicherung (unter Vorbehalt der Beitragszusicherungen durch Kanton und Gemeinde) und die Unterzeichnung eines Beitragsvertrages erfolgt durch das VBS, in der Regel im ersten Quartal des Beitragsjahres. Ist der Voranschlag des Bundes bis zur Vertragsunterzeichnung noch nicht genehmigt, erfolgt der Vertragsschluss unter Vorbehalt der Genehmigung des Voranschlages.
6. Die Schlussabrechnung des Anlasses ist bis zu dem vom BASPO im Beitragsvertrag festgelegten Termin vorzulegen. Die Rechnung wird durch das BASPO geprüft. Der Veranstalter muss den Nachweis über die vom Kanton und Gemeinde(n) erbrachten Leistungen erbringen, da sich der Bund mit max. 50% dieser Summe beteiligt. Anschliessend wird die Schlusszahlung ausgelöst.

Besondere Grossanlässe

Für die Durchführung von besonderen Grossanlässen, an denen ein grosses Landesinteresse besteht, kann ein spezielles Subventionierungsverfahren vorgesehen werden. Die Verbände haben sich in diesem Fall vor einer allfälligen Kandidatur mit dem BASPO in Verbindung zu setzen.